Hur utför man hybridmöten på bästa sätt?

Att utföra hybridmöten på bästa sätt kräver viss planering och förberedelse.

Här är några tips:

Före mötet:

Välj rätt teknik: Använd en plattform som är kompatibel med både distans- och närvarodelaktiga deltagare. Se till att alla har den nödvändiga programvaran och utrustningen.
Sätt tydliga förväntningar: Skicka ut en agenda i förväg och informera deltagarna om hur mötet kommer att fungera. Exempelvis, hur de kan delta i diskussioner och ställa frågor.
Förbered mötesrummet: Om du har deltagare på plats, se till att mötesrummet är väl förberett med ljud- och videoutrustning.

Under mötet:

Börja med en introduktion: Hälsa alla deltagare välkomna och presentera dem för varandra.
Var tydlig och engagerande: Tala tydligt och se till att du har allas uppmärksamhet. Använd visuella hjälpmedel om det behövs.
Skapa en inkluderande atmosfär: Uppmuntra alla deltagare att delta aktivt i diskussionen. Använd funktioner som ”hand raise” och ”chat” för att ge alla möjlighet att bidra.
Ta pauser: Långa möten kan vara tröttsamma, så ta pauser regelbundet.

Efter mötet:

Skicka ut en sammanfattning: Skicka ut en sammanfattning av mötets diskussioner och beslut till alla deltagare.
Följ upp: Om det finns några åtgärder som behöver vidtas, se till att de följs upp och att alla vet vem som ansvarar för vad.

Här är några ytterligare tips:

Använd en facilitator: En facilitator kan hjälpa till att leda mötet och se till att alla deltagare har möjlighet att delta.
Spela in mötet: Om du har deltagare som inte kan delta i realtid kan du spela in mötet så att de kan se det senare.
Använd en virtuell whiteboard: En virtuell whiteboard kan vara ett bra verktyg för att brainstorma och dela idéer.

Genom att följa dessa tips kan du skapa effektiva och produktiva hybridmöten.

Här är några resurser som kan vara till hjälp: